O Que é Benchmarking e Como ele Pode Beneficiar sua Empresa

Benchmarking é a prática de comparar processos corporativos e métricas de desempenho de uma empresa com o que está sendo feito pelas melhores companhias da indústria. O processo envolve o uso de algum indicador específico para medir a performance.

Esse indicador pode ser custo por unidade de medida, produtividade por unidade de medida, ciclo de tempo por x unidades de medidas ou defeitos por unidade de medida. As dimensões utilizadas para isso costumam ser qualidade, tempo e custo.

Trata-se de um processo que é usado pela gerência de um determinado departamento, com o intuito de avaliar a qualidade e a eficiência dos seus processos. A partir daí, a organização pode desenvolver planos para definir como irá promover melhorias ou se adaptar para determinadas práticas específicas.

Que Tipos de Benchmarking Existem

Existem diversos tipos de benchmarking, já que eles podem variar de acordo com a maneira que são realizados ou quais são seus objetivos. O benchmarking pode ser interno ou externo, e ainda podem ser subdivididos em três grandes categorias:

• Benchmarking de Processo – a empresa foca sua atenção e poder de investigação nos processos de negócio de empresas concorrentes líderes da indústrias.
• Benchmarking de Performance – permite que a companhia avalie sua posição competitiva, ao comparar seus produtos e serviços com aqueles fornecidos por grandes firmas do ramo.
• Benchmarking Estratégico – envolve explorar e observar como os seus concorrentes competem entre si e com você. Esse tipo de processo costuma permitir a comparação com empresas de indústrias diferentes.

Dentro dessa divisão, ainda podemos ver alguns subtipos adicionais de benchmarking, que podem servir para situações mais específicas.

• Benchmarking Financeiro – a empresa executa uma análise financeira e compara os resultados em busca de determinar sua competitividade e produtividade
• Benchmarking de Investimento – usa o processo de benchmarking para se comparar com outras empresas que possam ser vistas como alternativas de investimentos, aos olhos dos acionistas
• Benchmarking no Setor Público – ferramenta de inovação e de melhorias na administração pública. Costuma envolver investimento das próprias organizações do Estado e tem como objetivo aumentar a qualidade, a eficiência e a efetividade dos serviços públicos.
• Benchmarking de Produto – processo de projetar novos produtos ou upgrades para aqueles existentes. Trata-se de um processo que pode envolver a engenharia reversa dos produtos dos competidores.
• Benchmarking Funcional – nesta abordagem, a empresa vai focar na análise de uma única função para melhorar aquela operação específica. Esse é um método mais difícil de se aplicar em funções complexas, como recursos humanos ou departamento financeiro.
• Benchmarking Operacional – engloba tudo que envolva a equipe e a sua produtividade, incluindo o fluxo de trabalho de escritório e análise dos procedimentos executados.
• Benchmarking Energético – envolve a coleta e a análise dados de desempenho energético e a sua comparação com atividades similares. Tem como grande objetivo promover o uso eficiente da energia nos prédios comerciais.

Qual a Importância do Benchmarking para as Empresas

Como você pode imaginar, o processo de benchmarking é fundamental para o crescimento e o desenvolvimento das empresas, especialmente em ambientes altamente competitivos.

Ao identificar oportunidades internas para melhorias, você pode se aproveitar do conjunto das melhores práticas dos seus concorrentes para se tornar a empresa número um da indústria. Essa é uma prática comum nas empresas mais bem-sucedidas do mundo desde os anos 1950 – quando começaram as primeiras práticas de engenharia reversa.

Na metade dos anos 1970, a fabricante de máquinas de fotocópia, Xerox Corporation, criou o que seria uma nova etapa do processo: benchmarking competitivo. Isso aconteceu porque, após anos sendo os líderes da indústria, eles começaram a perder mercado para as fabricantes japonesas Canon e Nashua – que criaram fotocopiadoras mais baratas de maior qualidade.

Então começou uma busca para entender como essas competidoras conseguiam fazer um produto mais barato e eficiente. Até 1989, a empresa havia promovido benchmarks em quase 230 áreas de desempenho através de múltiplas indústrias. E, claro, Xerox virou um sinônimo para fotocópias, caso vocês queiram saber se a empreitada foi bem-sucedida.

Segundo o ex-vice-presidente de qualidade da Xerox, Gregory H. Watson, o processo de benchmarking foi se desenvolvendo radicalmente desde então. Hoje, estamos na fase final, conhecida como benchmarking global.

Ela envolve examinar padrões numa escala global, que inclui comércio internacional, cultura e processos corporativos.

Em suma, ao adotar a prática de benchmarking, você consegue perceber tendências que estão surgindo no mercado e ficar à frente dos seus concorrentes. Se você decide onde investir dentro da sua empresa, há ainda a vantagem de ganhar mais argumentos na hora de justificar suas decisões.

Como Fazer Benchmarking

Antes de fazer o seu próprio processo de benchmarking, você deve ter um entendimento bem completo dos processos da sua própria empresa. Também esteja pronto para promover investimentos significativos de recursos humanos e de tempo, já que este não é um processo simples ou rápido.

Além disso, tome cuidado para não criar um projeto que tenha um escopo muito grande, já que isso pode ser a diferença entre um processo bem-sucedido ou um fracasso. Estude apenas assuntos e áreas que sejam críticos para o sucesso da organização, e assim você terá os benefícios que busca no benchmarking.

Para completar, não se esqueça de reservar os recursos necessários para o seu estudo. Quanto mais completo for o período de preparação, mais eficiente será o benchmarking.

Como Planejar o Benchmarking

O primeiro passo para planejar o benchmarking é definir um assunto bem focado para estudar. Para tanto, escolha um tema que seja crítico para o sucesso da sua organização.

Depois disso, forme uma equipe que seja multidisciplinar, com integrantes de múltiplas áreas de conhecimento. A gerência do departamento então precisa estabelecer objetivos firmes e um suporte adequado para apoiar o estudo.

Não se esqueça de estudar o seu próprio processo. Aprenda como sua equipe faz o seu trabalho e como os resultados são medidos. Para finalizar, identifique organizações parceiras ou concorrentes que possam servir de aprendizado para os seus processos.

Como Executar o Benchmarking

Agora é hora de coletar as informações diretamente das suas organizações parceiras. Colete descrições de processos de dados números, faça questionários, entrevistas e até mesmo visitas presenciais. Se você estiver lidando com um concorrente, é possível que não tenha acesso a tantas informações – ainda assim, tente coletar tantos dados quanto for possível.

Após a coleta das informações, chegou as hora de analisá-las. Você deverá separar os dados entre os que são numéricos e os que são descritivos. Procure grandes diferenças entre as suas medições de performance e aquelas das outras empresas.

Então parta para uma análise: determine quais são as diferenças nas práticas de vocês que causam essa disparidade no desempenho.

O Que Fazer Depois do Benchmarking

Assim que tiver feito o processo de benchmarking, chegou a hora de colocar o que você aprendeu em prática. Desenvolva objetivos para os processos da sua organização, assim como planos de ação para atingir esses objetivos.

Também lembre-se de implementar e monitorar seus planos. O mais importante é não voltar para os velhos hábitos e colocar em prática o que você aprendeu com os seus parceiros ou concorrentes.

Ferramentas de Benchmarking

Nem todo o processo de benchmarking vai envolver questionários ou entrevistas. Especialmente se você trabalha num meio digital, uma ótima maneira de se comparar com os concorrentes é usando ferramentas específicas para isso.

Trazemos aqui três opções para você deixar o seu processo de benchmarking completinho.

1. SimilarWeb

O SimilarWeb é um site de estatísticas de serviços na web para negócios. Através dele, você pode medir o volume de tráfego dos seus concorrentes, conferir que fontes eles tiveram como referência e até mesmo fazer análises de palavras-chave e de público-alvo.

A versão grátis da ferramenta já permite fazer uma análise superficial dos seus rivais. Mas se você quiser algo realmente aprofundado, será necessário contratar a versão Pro. O valor de contratação vai depender do tamanho da sua empresa e do seu ramo, por isso é necessário conversar com um consultor do site para a assinatura.

2. Ubersuggest

O Ubersuggest é uma ferramenta lançada pelo site Neil Patel que, entre outras coisas, permite que você faça benchmarking. Ela permite a análise de três áreas diferentes do seu negócio online: marketing de conteúdo, SEO e redes sociais.

Segundo os seus criadores, ela é até mesmo indicada para fazer engenharia reversa das estratégias de marketing digital dos seus concorrentes.

Após fazer a sua análise, você ainda pode conferir o que o seu público-alvo costuma buscar ou comprar mais na internet. A maioria das funcionalidades são gratuitas, mas você pode assinar um plano mensal por R$ 29 por mês (ou um pagamento vitalício de R$ 290) se quiser

3. Estatísticas de Redes Sociais (Linkedin, YouTube, Facebook e Twitter)

As próprias redes sociais oferecem estatísticas e relatórios para ajudar você a aumentar o alcance e o desempenho das suas postagens. Isso inclui uma série de ferramentas que podem ser usadas para benchmarking.

No caso do Twitter, por exemplo, você pode criar lista públicas ou privadas com base em outras contas. O que você pode fazer é colocar os perfis de outras empresas da sua área numa lista dessas e monitorar o desempenho das postagens deles.

Já no caso do Facebook, é possível escolher páginas parecidas com a sua para comparar o desempenho das suas postagens com as deles. Com isso, você pode ver quem está acertando e crescendo mais em engajamento do que o seu perfil – e aprender como estão fazendo isso.

Conclusão

Agora que você já sabe tudo sobre benchmarking, chegou a hora de colocar o que aprendeu em prática! Não hesite em contar para a gente nos comentários como foi sua experiência com esse processo.