Domine a Arte de Criar Emails Profissionais em Minutos!

Ter uma conta de email profissional é crucial para toda empresa ou negócio. Isso porque um endereço de email próprio passa uma impressão de profissionalismo e seriedade para os seus clientes e parceiros de negócios.

Além disso, as plataformas de email corporativo são mais seguras do que aquelas de correio eletrônico pessoal, já que eles oferecem proteção contra violações e perdas de dados. Isso é especialmente importante quando você está lidando com dados sensíveis de clientes.

Vale notar que, para ter seu email profissional próprio, o investimento não precisa ser alto: escolhendo um plano de hospedagem web barata, você pode ter um endereço com seu domínio personalizado por valores bastante acessíveis.

Neste artigo, você irá aprender como criar uma conta de email comercial por meio de alguns serviços: Hostinger, Titan Mail e Gmail. Além disso, você aprenderá como configurar um cliente de email, colhendo todos os dados necessários para usar aplicativos como o Microsoft Outlook, o Mozilla Thunderbird e o Apple Mail.

Tutorial em Vídeo – Como Criar um Email Profissional na Hostinger

Por Que Ter um Email Comercial?

Um email empresarial permite que você use o nome de domínio da sua companhia ao invés do domínio da plataforma que você está usando. Então, no lugar de aparecer nome@gmail.com, você pode ter um endereço como nome@empresa.com.

Como emails são a terceira fonte mais influente de compartilhamento de informações em negócios, usar uma conta de email profissional é uma obrigação para toda companhia.

Para além de dar um ar de profissionalismo, isso também traz alguns benefícios. Primeiramente, aumenta a confiança de potenciais clientes. Se o email não tem o nome da empresa nele, existe uma grande chance de que suas mensagens eletrônicas serão marcadas como spam.

Mais do que isso, as pessoas que verão o seu endereço poderão imediatamente identificar de que firma você é – aumentando o reconhecimento de sua maca.

Apesar de serviços de email para empresas normalmente terem o seu custo, existem algumas maneira de você contratá-los de graça. Além do mais, eles são fáceis de se configurar e requerem pouco conhecimento técnico.

Como Criar um Email Profissional: 3 Métodos

Abaixo, vamos ensinar o passo-a-passo para obter o seu primeiro endereço de email profissional usando três métodos diferentes: com o Email Hostinger, com o Titan Mail e com o Google Workspace.

Como Criar um Email com a Hostinger

Nós recomendamos configurar seu endereço de email profissional junto a um plano de hospedagem de sites, pois isso permitirá que você administre seus sites e emails no mesmo painel de controle de forma unificada. Se você ainda não tem uma presença na web, não deixe de conferir nosso tutorial sobre como criar um site.

Nesta seção, veremos como você pode usar nossos serviços para obter seu endereço de email próprio.

1. Escolha um Plano de Hospedagem

O primeiro passo é escolher o plano de hospedagem desejado. Na Hostinger, a maioria dos planos que oferecemos inclui um domínio grátis e serviço de email. Se você precisa de mais que um endereço de email, nós recomendamos o plano de Hospedagem Premium, que parte de R$ 9.99 e permite que você crie até 100 endereços de email baseados no seu domínio.

Siga os passos abaixo para configurar sua conta de hospedagem:

1. Vá até o site de hospedagem da Hostinger, selecione o plano desejado e clique em Adicionar ao Carrinho.
   
2. Escolha o período da assinatura (entre um mês e quatro anos), crie uma conta ou entre na sua conta já existente e selecione o método de pagamento. Depois de digitar os detalhes solicitados e informações de pagamento, clique em Enviar Pagamento Seguro para finalizar o processo.
3. Ao finalizar o pagamento, você será redirecionado para o hPanel. Por lá, clique em Configurar para finalizar as configurações da hospedagem.
   
4. Selecione se você quer criar um novo site com um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS), migrar um site já existente ou criar um site do zero. Nesse caso, vamos selecionar a opção Pular, quero criar um site do zero.
   
5. Clique Selecionar abaixo da opção Resgate seu Domínio Gratuito para fazer o registro do domínio que aparecerá após a “@” nos seus endereços de email — por exemplo, joãosilva@seudominio.com. Use nosso registro WHOIS para ter mais ideias caso sua primeira opção não esteja disponível.
6. Digite o domínio desejado, clique em Buscar para checar sua disponibilidade e clique em Continuar.
7. Revise a localização do servidor, o nome do domínio e clique em Finalizar configuração para completar o processo.
8. Preencha os formulários com suas informações de contato, pois elas serão exibidas nos bancos de dados WHOIS. Ao terminar, clique em Finalizar registro.
9. Verifique o domínio em até 15 dias para ativá-lo.

2. Configure Sua Conta de Email Profissional

Agora, vamos configurar os endereços de email baseados no seu novo domínio.

1. Vá ao seu painel de hospedagem no hPanel, clique em E-mails e selecione Contas de E-mail.
   
2. Escolha o domínio desejado e clique em Gerenciar.
   
3. Clique em Criar Conta de Email.
   
4. Digite o endereço de email e a senha desejados. Clique em Criar.
   
5. Selecione o cliente de email ou dispositivo no qual você deseja configurar a conta. Para o Apple Mail, a Hostinger oferece a opção Configuração Automática de Dispositivos Apple. Siga as instruções e clique em Completar.
   

Alternativamente, você pode configurar a conta de email manualmente adicionando os protocolos IMAP, POP3 e SMTP.

Você também pode clicar no botão Criar outra conta para gerar mais endereços de email personalizados.

3. Personalize a Conta de Email

Personalizar sua conta de email profissional poderá dar identidade à sua presença online e às correspondências da sua empresa.

Uma das formas de fazer isso é criar uma assinatura de email. Criar uma assinatura permite que você inclua detalhes como seu nome, nome da empresa, contatos e logo automaticamente após cada mensagem.

Siga as instruções abaixo para adicionar uma assinatura usando o Hostinger Webmail:

1. Abra seu painel de hospedagem no hPanel, vá a E-mails e clique em Contas de e-mail.
2. Escolha o domínio desejado e clique em Gerenciar.
3. Escolha a conta que deseja personalizar e clique em Webmail.
   
4. Faça login na conta e selecione Configurações.
   
5. Clique em Identidades e selecione o endereço de email.
   
6. Adicione a assinatura no campo correspondente. Clique no ícone de imagem para abrir as opções de formatação.
   
7. Ao finalizar, clique em Salvar.

Você também pode usar ferramentas gratuitas para criar sua assinatura de email, como o Designhill Email Signature Generator, o MySignature, o MailSignatures e o HubSpot. Alguns deles oferecem templates prontos, enquanto outros têm editores do tipo “arrastar e soltar” para você criar seus próprios designs.

Como Criar um Email Profissional com o Titan Mail

Nós recomendamos usar um serviço de hospedagem de email premium caso você deseje criar endereços de email profissionais. Na Hostinger, nós oferecemos dois planos de hospedagem de email profissional.

O plano Business Starter parte de R$ 4,49 mensais por caixa de entrada e é voltado para pequenas e médias empresas. Ele oferece 10GB de armazenamento e suporte a múltiplas contas, com recursos avançados antivírus e anti-spam. O plano mais avançado é o Business Premium, que custa a partir de R$ 8,99 mensais por caixa de entrada e inclui 50GB de armazenamento, além de todos os recursos do plano mais acessível.

Tenha em mente que você precisará de um domínio para usar esses planos. Você pode usar um domínio já existente ou registrar um novo.

Após logar na sua conta Hostinger, siga as instruções abaixo para criar um endereço de email profissional usando o Titan Mail:

1. Na aba E-mails do hPanel, clique em Gerenciar no domínio desejado.
2. Clique em Contas de E-mail.
   
3. Na tela que se abrirá, clique em Criar nova conta de e-mail.
4. Digite as informações conforme desejado e conclua a operação clicando em Criar nova conta.
   
5. Depois de criar a sua conta, você poderá acessá-la diretamente pelo hPanel ou obter o aplicativo móvel do Titan Mail.

Como Criar um Email Profissional no Gmail (Google Workspace)

Para ter um email profissional no ambiente do Gmail, você deve usar o Google Workspace. Este produto do Google oferece um conjunto de ferramentas de comunicação, produtividade e colaboração para empresas e equipes.

A Hostinger oferece um plano de Email Google Workspace que inclui um domínio grátis, recursos avançados contra phishing e malware, recurso de Respostas Inteligentes e 30GB de armazenamento. O plano custa a partir de R$ 28,65 mensais por caixa de entrada e pode ser integrado com todos os demais serviços do Google, como Calendar, Meet, Drive, Docs e Planilhas.

Aqui estão os passos para criar um email do Google Workspace com a Hostinger.

1. No hPanel, clique no banner Resgatar domínio caso você ainda não tenha um domínio para seu endereço de email personalizado. Siga o processo de registro e aguarde o email de verificação.
2. Se você estiver usando um domínio já existente, clique em Configurar no pedido relativo ao Email Google Workspace no hPanel.
   
3. Digite as informações do seu negócio, como nome, país e código postal. Clique em Próximo Passo.
4. Insira seu domínio e clique em Próximo Passo.
5. Confirme novamente seu domínio clicando no botão Confirmar domínio.
6. Digite os dados de contato, incluindo seu nome e endereço de email atual. Clique em Próximo passo para avançar.
   Configure a conta de administrador digitando o nome de usuário e senha. Clique em Próximo Passo.
7. Digite o token de transferência (as instruções para obtê-lo estão na própria página) e clique em Finalizar registro para completar o processo.
8. Abra a aba E-mails no hPanel, escolha o domínio desejado e clique em Gerenciar para abrir sua caixa de entrada.
   

Após criar o endereço de email, abra o console do Google Admin para obter um registro TXT ou CNAME e verificar sua propriedade do domínio.

Copie o código de verificação e volte ao hPanel. Navegue até Domínios -> [Seu domínio] -> DNS / Nameservers. Na seção Gerenciar registros DNS, selecione o tipo de registro, cole o código e clique em Adicionar registro.

Por fim, volte à página de configuração do Google Workspace, role até a parte de baixo da área na qual você copiou o código de verificação e selecione a opção Verifique meu domínio.

Para enviar e receber emails, você precisa configurar os registros MX. Isso pode ser feito abrindo o hPanel e indo até Domínios -> [Seu domínio] -> DNS / Nameservers -> Registros de DNS. Digite os valores do registro MX do Google Workspace e clique em Adicionar Registro.

Para usuários que já tem um site próprio, é possível verificar o domínio adicionando uma meta-tag por meio do console do Google Admin. No console, clique no ícone de Menu -> Conta -> Domínios -> Gerenciar domínios -> Adicionar um domínio. Digite o domínio, selecione o tipo e clique na opção Adicionar e iniciar verificação.

Para iniciar o processo de verificação, você pode fazer o upload de um arquivo HTML ou adicionar uma tag HTML ao seu site. Isso pode ser feito da seguinte forma:

1. Baixe o arquivo fornecido pelo Google.
2. Faça o upload do arquivo para o seu site. Garanta que ele está localizado na pasta raiz do site e pode ser encontrado usando um navegador — por exemplo, se o arquivo se chama exemplo.html, você pode encontrá-lo digitando o endereço seusite.com/exemplo.html.
3. Quando o texto google-site-verification aparecer, retorne ao console do Google Admin e clique em Verificar.

Você também tem a opção de copiar a meta-tag HTML oferecida pelo Google e colá-la no código da página inicial do seu site. Por exemplo, se o seu domínio é seusite.com, um visitante que digitar esse domínio no navegador será redirecionado para seusite.com/paginainicial. Neste caso, o console buscará a tag de verificação em seusite.com/paginainicial.

Coloque o código fornecido pelo Google após a seção <head> e antes da primeira tag <body>. Aqui está um exemplo:

<html>
  <head>
    <title>Título da Sua Página</title>
    <meta name="google-site-verification" content="seu código de verificação">
  </head>
<body>

Depois de verificar o domínio, sua conta de email profissional Google Workspace está pronta para ser usada.

Como Configurar um Cliente de Email

Para quem possui muitas contas de email, o mais recomendado é usar um cliente de email para gerenciar todas as contas. Abaixo vamos mostrar onde encontrar os dados para configurar suas contas de email em alguns dos clientes mais conhecidos e usados: Outlook e Mac Mail.

Passo 1: Localizando as configurações do servidor IMAP/POP3 e SMTP

Primeiro, vamos acessar o painel de controle da hospedagem. As configurações diferem de acordo com o serviço de email escolhido, então vamos mostrar onde encontrar as informações em cada um dos planos.

Email da Hostinger

Acesse a opção Configurações de dispositivos, que faz parte da seção Emails. Descendo a tela você vai encontrar as configurações do servidor.

Titan Mail

Primeiro selecione o botão Gerenciar perto de seu domínio.

Vá até a seção de Configurar aplicativo para desktop.

Lá você encontrará o os dados do servidor de envio e recebimento (IMAP e SMTP).

Google Workspace

Abra o Gmail e faça login. Então clique no ícone de de engrenagem no canto superior direito e vá em Configurações. Procure a aba Encaminhamento e POP/IMAP.

Certifique que o IMAP esteja ativo e salve as configurações. Então a seção com as instruções de configuração será exibida.

Para mais detalhes, confira o guia do Google para configuração IMAP.

Passo 2: Adicionando Contas ao Cliente de Email

Com esses detalhes em mão, você já pode adicionar contas no cliente de email. Preparamos tutoriais mostramos com o passo a passo de como configurar o Outlook, Thunderbird e Apple Mail. Confira também os tutoriais para dispositivos móveis iPhone e Android.

Como criar seu servidor de email VPS

Algumas empresas decidem por criar seu próprio servidor de email utilizando o servidor VPS ou um servidor dedicado. Das vantagens de se criar um servidor de emails destacamos a possibilidade de uma configuração personalizada, privacidade e controle total para resolução de problemas.

O Zimbra é uma ferramenta que oferece um software de servidor e cliente de código aberto para troca de mensagens e colaboração, e pode ser aplicado no Linux.

Outra opção é o Postfix, um software de código aberto patrocinado pela IBM que atua como um agente de transferência de e-mails (ou MTA), um servidor de emails.

Dica: para verificar se o servidor de email está configurado, consulte no Mail Tester ou no Secure Email.

Pronto! Agora você já sabe o caminho e como criar um email mais profissional e usar no dia a dia da sua empresa. Assim você poderá se relacionar com seus clientes e sua equipe com mais segurança e credibilidade.

Bônus: Dicas de segurança

Como em todo ambiente online, esteja atento quanto à segurança dos seus dados e ações na rede através do seu email profissional. Veja algumas dicas de segurança para o servidor e para o cliente.

Segurança para o servidor de email

Antiscam – Phishing Scam

Scam é uma prática maliciosa que utilizam emails para obter de forma indevida informações confidenciais como login e senhas, dados pessoais, dados de cartão de crédito.

Geralmente esses golpes virtuais são praticados através de emails com ofertas absurdas que prometem benefícios atraentes por meio de pouco esforço por parte do leitor, geralmente poucos cliques.

Para se prevenir contra scams, faça a configuração do SPF e/ ou do DKIM. Na Base de conhecimento da Hostinger você encontra o passo a passo para habilitar ou adicionar registros SPF. Estes recursos vão validar a origem do servidor de saída do email.

Filtros Antispam

Antispam é um serviço que impede o recebimento de mensagens indesejadas. O Gmail já possui filtro antispam. Mas caso queira instalar manualmente no seu servidor, estão entre os mais famosos SPAMfighter, SpamWeed e SpamSieve.

Vírus: Cuidado com anexos!

Oriente toda sua equipe quanto à abertura de anexos maliciosos enviados por criminosos do mundo digital.

Ao clicar em arquivos como estes, o vírus recebe abertura para se instalar na máquina e pode roubar, danificar e prejudicar dados e arquivos confidenciais. Veja o exemplo:

Segurança para o usuário

Estas orientações a seguir devem ser disseminadas entre os colaboradores que utilizam o email corporativo.

• Autenticação de Dois Fatores: A verificação de dois passos é uma forma de autenticação acionada na hora de fazer o login em um email. Caso a ação seja feita de máquinas não reconhecidas, o dono do email será informado através do email secundário, SMS ou aplicativo próprio que há um tentativa de login para ser confirmada.
• Links maliciosos: Atente-se para os links recebidos dos emails, principalmente se for de remetentes desconhecidos, e não abra links suspeitos. Uma prática que pode ajudar é passar o mouse em cima do link e verificar quais informações ficam disponíveis no canto inferior esquerdo da tela.
• Senhas muito simples: Fuja de senhas óbvias e muito simples. Use caracteres especiais, números e diferencie maiúsculas de minúsculas.
• Verificar o remetente do email: Confirme a procedência do remetente. Tenha bom senso quando receber emails de pessoas ou empresas desconhecidas e com abordagem suspeita na rede.

Conclusão

Seu email profissional é muito mais do que um mero canal de comunicação. Identidade, profissionalismo e credibilidade estão embutidos na troca de mensagens por um ótimo email profissional.

E mais uma dica, você já conhece nossa Base de Conhecimentos? Lá você encontra assuntos mais técnicos e específicos sobre diversos assuntos, incluindo email.

Como Criar um Email Profissional: Perguntas Frequentes

Agora que você sabe como criar uma conta de email para uso profissional, vamos responder algumas perguntas frequentes sobre o assunto.